پیام ملّت ؛ مریم میرحسینی- هر ساله روزها و هفته هایی برای بزرگداشت یا معرفی افراد یا برخی مشاغل در نظر گرفته می شود، اما بیش تر به روزی منفرد و مجرد از کل سال تبدیل می شود. آیینی برگزار می شود، چند نفر تقدیرنامه دریافت می کنند، دید و بازدیدی صورت می گیرد و فردای آن روز همه چیز به روال عادی خود باز می گردد. بدون آن که بپرسیم این روز برای چه بود. ۲۷ اردیبهشت ماه در تقویم ملی و جهانی روز ارتباطات و روابط عمومی نامگذاری شده است. به این بهانه پای صحبت صاحبان این حوزه نشستیم تا از چالش ها و امیدهای آن بگویند.

مدیر روابط عمومی اداره کل بهزیستی استان زنجان  :

کاهش پست های کارشناسی از اساسی ترین مشکلات حوزه روابط عمومی است

مدیر روابط عمومی اداره کل بهزیستی استان زنجان  معتقد است : روابط عمومی کارآمد به معنای افزایش شفافیت در جامعه و تعامل موثرترمردم و دولت در راستای تحقق جامعه ای مشارکتی و توسعه یافته است.

رباب موحد  می گوید : روابط عمومی با تلاشی آگاهانه موجب خلق جامعه ای انسانی تربرمبنای همیاری گسترده تر است و گسترش دهنده ی ژرفای معنای عمیق انسانی است .

وی توفیق روابط عمومی را در احیای نقش راهبردی در سازمان می داند و بر این باور است : روابط عمومی باید در تشکیلات سازمان جایگاه مناسبی داشته باشد. داشتن ساختار سازمانی منسجم ، مدون و تعریف شده می تواند علاوه بر کمک به ایفای نقش اساسی روابط عمومی در سازمان در نوع فعالیت و دسترسی منابع و خدمات نیز تاثیر گذار باشد

وی تصریح می کند :  در سالهای اخیر با وجود ایجاد فضاهای مناسب اطلاع رسانی ، گسترش فضای مجازی و حرکت نهادهای اجتماعی و جهانی بسمت تقویت روابط عمومی  و تلاش روابط عمومی بر ایفای مسئولیت های اجتماعی خود و جلب نظر و تعامل سازنده با شرکای اجتماعی متاسفانه شاهد کاهش پست های سازمانی روابط عمومی و تنزل روابط عمومی در چارت اداری هستیم. ادغام شدن روابط عمومی با حوزه ریاست و کاهش پست های کارشناسی روابط عمومی یکی از اساسی ترین ضربه های است که در سالهای اخیر بر پیکر روابط عمومی وارد آمده است

موحد گفت : با حذف تشکیلات ساختارمند حذف ردیف بودجه روابط عمومی در سالهای گذشته نیز  ریشه استقلال ، برنامه ریزی و بودجه بندی روابط عمومی را برای همیشه سست کرده و این واحد را  به ناچار و بیش از پیش به بودجه واحدهای دیگر وابسته  نموده  است .

وی نقص قانون خدمات کشوری را نامهربانی به حرفه روابط عمومی می داند و می گوید : آسمان روابط عمومی دودی است و کارشناسان و شاغلان این رسته با ناباوری به آسمانی صاف و  آفتابی می اندیشند.

مدیر روابط عمومی شهرداری قزوین :

در دنیای مجازی، واقعیت در معرض خطر تحریف است

عادله مهرابی، مدیر روابط عمومی وامور بین الملل شهرداری قزوین، بر این باور است : سازمان باید در ترسیم جایگاه روابط عمومی دقت نظر لازم را به خرج دهد تا بتواند به وظیفه سازمانی خود عمل کند.

وی تصریح می کند: اصل اولِ موفقیت روابط عمومی ها این است که خاستگاه این رکن، در ساختار سازمانی درست تعریف شود. اصل دوم یا همان برآمدن از عهده وظایف نیز همعرض نکته قبلی است. به این معنا که روابط عمومی زمانی میتواند به وظایف تعریف شده خود به درستی عمل کرده و به آن جامه عمل بپوشاند که ابتدا جایگاهش در چارت سازمان درست تعریف شده باشد.

مدیر روابط عمومی وامور بین الملل شهرداری قزوین می گوید: مدیرانی که با اطلاع و هدفمندی به آنچه در جست و جویش هستند، اشراف و آگاهی کامل دارند و در حوزه فعالیت خود مقصود نهایی را شناسایی کرده اند، در تعیین جایگاه روابط عمومی کم تر دچار خطا شده و یکی از بالاترین ترازها را در ساختار سازمان خود به روابط عمومی اختصاص می دهند و به همین موازات روابط عمومی در سازمان های تحت مدیریت افرادِ کم تر آگاه، از پایین ترین مرتبه بها و اهمیت برخوردار می شوند.

مهرابی می گوید : اگر مدیران اعتقاد داشته باشند که حیات سازمان به داشتن یک ارتباط دو سویه درون سازمانی و برون سازمانی بستگی دارد، بدون شک در تعیین جایگاه روابط عمومی در ساختار اصلی سازمان ها دچار سردرگمی و اشتباه نخواهند شد.

او با بیان این که روابط عمومی یک اتاق شیشه ای است که محتوای آن از هر طرف آن، قابل رویت است، معتقد است : باید پذیرفت کلید بسیاری از تعاملات سازمانی را در روابط عمومی جستجو کرد.

مدیر روابط عمومی وامور بین الملل شهرداری قزوین تصریح می کند: بدیهی است روابط عمومی پیشانی هر سازمان و دست راست مدیریتِ راس در تمام دستگاه هاست؛ از همین رو مدیریت بدون اعتماد و تکیه بر این نهاد نمی تواند به پیشبرد و پیشرفت در امور خود بیاندیشد، چرا که هیچ پیکر سالمی بدون دست و اجزای اصلی بدن قادر به تحرک اصولی نخواهد بود.

مهرابی به چالش های حوزه روابط عمومی اشاره کرد و می گوید : به نظر من چالش های روابط عمومی به‌ویژه در کشور ما شامل ضعف در آموزش، نحوه عمل، نیروی انسانی، وجود نگرش‌های منفی به این حوزه و بعضاً عدم مقبولیت از سوی مدیران فرا دست نیز می‌شود و چالش مهم دیگری که همواره در کمین این حوزه قرار دارد بحث نیروی انسانی است.

او می افزاید: یکی دیگر از مشکلات اساسی روابط عمومی روزمره گی و درگیر بودن آن با کارهای عادی و جاری است که مدیران رأس روابط عمومی باید مراقب باشند که این معضل گرایبانشان را نگیرد چرا که این امر موجب غفلت روابط عمومی از برنامه‌یزی های کلان و استراتژیک خواهد شد.

او ادامه می دهد: دلیل اینکه روابط عمومی در کشورمان جایگاه واقعی خود را ندارد آنست که تعداد زیادی از مدیران نگرش مثبتی به نقش مدیریت مبتنی بر روابط عمومی ندارند و آن را واحدی زائد و گاهاً غیر ضرور تلقی می کنند.

به اعتقاد مهرابی، نهاد روابط عمومی، سرنوشت متفاوتی را از سر گذرانده و مفهوم آن با تولد عناصر خبری و اطلاع‌رسانی و همچنین فضای مجازی بارها تغییر کرده است. او می گوید: هستی و تداوم حیات سازمان‌ها به ویژه سازمان های مشتری محور مانند شهرداری، منوط به ایجاد رابطه حداکثری با جامعه پیرامون است و این رابطه از طریق واحدی به نام روابط عمومی برقرار و مدیریت می‌شود. در واقع روابط عمومی نقطه تماس سازمان و مخاطب است که به‌طور مداوم از وضعیت سنتی به وضعیت نو و ورود به فضای مجازی دچار تغییرات زیادی شده است و این تغییرات محاسن و معایبی را همراه داشته است.

وی خاطرنشان می کند: انتشار سریع رویدادها، داشتن پایگاه‌های خبررسانی آنلاین، ارسال بی‌واسطه پیام به بطن جامعه و دریافت بازخورد مخاطب به‌طور مستقیم از جمله دستاوردهای فضای مجازی برای روابط عمومی تمام دستگاه‌ها است که پیش از آن به سهولت امروز در دسترس نبود. به‌طور مثال در گذشته روابط عمومی برای دریافت بازخورد پیام‌های خود با تاخیر زمانی مواجه بود در حالی که امروز فضای مجازی در اسرع وقت این مقصود را حاصل می‌کند.

مدیر روابط عمومی وامور بین الملل شهرداری قزوین یادآور می شود: در روابط عمومی سنتی “زمان ” در بسیاری موارد نوعی تهدید محسوب می‌شد چرا که هر گونه تعلل در انتشار اطلاعات به هر دلیل سهوی یا عمدی، منجر به از بین بردن ارزش آن پیام می شد که امروز این مشکل توسط فضای مجازی رفع شده است اما از چالش‌های تحمیل شده توسط فضای مجازی به روند فعالیت روابط عمومی‌ها نیز نباید غافل بود. عزیمت از فضای واقعی به فضای مجازی با قواعد خاص آن فضا، روابط عمومی را دچار چالش دوگانگی با محیط کرده است.

او می گوید: در دنیای مجازی، واقعیت به شدت در معرض خطر تحریف است و این همان هشداری است که بزرگان عرصه روابط عمومی از آن یاد کرده‌اند. به عبارت دیگر فناوری واقعیت را تحریف و آن را آن گونه که می خواهد بازنمایی می کند.

مهرابی بر این باور است که از آنجا که فضای مجازی، فضای شبکه‌ها و انسان‌های به هم پیوسته است و زنجیره‌ وسیعی از شهروندان عادی و شخصیت‌های حقوقی کاربران این فضا هستند، گاهی اولین اشتباه می‌تواند بحرانی‌ترین اشتباه باشد. او می گوید: موج‌آفرینی‌ها، انتشار اخبار جعلی، سوءاستفاده‌های پیش‌بینی نشده و نشر مطالب بدون منبع نیز از چالش‌های مهم این حوزه است که از روابط عمومی ها برای اعتبارسازی و حفظ اعتبار خود انرژی مضاعفی می‌طلبد.

مدیر روابط عمومی بیمه سلامت استان زنجان :

چشم اندازهای روابط عمومی در ایران امیدوار کننده نیست

سعید مالکی، روزنامه نگار و کارشناس امور روابط عمومی، معتقد است: چشم انداز این روزهای روابط عمومی ها در ایران و به طبع آن استان زنجان امیدوار کننده نیست. او می گوید: دلایل فراوانی برای این نگاه می توان ذکر کرد. از جمله جایگاه سازمانی این واحد در ارگان ها و نهادها به خصوص دولتی ها و نیز سطح علمی این واحدها و به زبان دیگر میزان تأثیرگذاری آنها در روند تصمیم گیری ها. اگر دنبال تأثیرگذاری موثر این واحد هستیم با این روند امکان پذیر نخواهد بود. روندی که در آن روابط عمومی تنها ابزاری تبلیغی دیده می شود و بیش تر بنگاهی برای صدور پیام های تبریک و تسلیت و در نهایت دو خط خبر!

مالکی می گوید: انتظار موثر بودن این روابط عمومی بیشتر یک خیال خام است تا فکری عملیاتی و قابل اعتنا! با این نگاه حاکم در دوایر دولتی انتظار همین کارهای تدارکاتی نیز از روابط عمومی ها زیاد است.

این روزنامه نگار  بیان می کند: اگر وظایف روابط عمومی را با نگاهی دانشگاهی بررسی کنیم، باید آن را در تعریف های آکادمیک جستجو کنیم. اما آنچه در حال حاضر و در اکثر روابط عمومی های مستقر در نهادها دیده می شود، فاصله ای بعید با آن تعریف دارد.  از سوی دیگر ساختار این واحد در سازمان ها با نواقص فراوانی روبه روست. این نواقص را چه در بخش نرم افزاری و چه سخت افزاری آن می توان به روشنی دید.

او ادامه می دهد: نه مدیران کل اشرافی درست بر وظایف این واحد دارند و نه نیروهای انتخاب شده برای این واحدها به اصطلاح این کاره هستند و این هردو عاملی کامل برای تضعیف این واحد در به انجام رساندن وظایف ذاتی و تعریف شده آن شده است. بنابراین به نظر می رسد ساختار و سازمان تعریف شده فعلی، جایی برای رسیدن به جایگاه اصلی نگذاشته است.

مالکی بر این باور است: بدون اعتماد متقابل هیچ کاری موفق نخواهد بود. به خصوص در رابطه با موضوع ارتباطات و تعامل های رسانه ای. این اعتماد متقابل چه در دریافت مشاوره های موضوعی و چه در برنامه ریزی های مختلف برای تعامل با رسانه ها و نیز شکل واکنش ها در برابر بحران های پیش آمده تاثیرگذار است اما اصل ماجرا چیز دیگری ست‌. خیلی کم دیده شده که روابط عمومی ها طرف مشورت قرار بگیرند که لازمه اش همان اعتماد است. اگر این اعتماد نباشد چه روابط عمومی در جایگاه درست باشد چه یک واحد سمبل شده، هیچ انتظاری در رسیدن به اهداف نباید داشت.

وی می افزاید: بدون اعتماد متقابل به خصوص از سوی مدیر نمی توان روابط عمومی را موفق دانست و در اصل از آن انتظار موفقیت داشت.

این کارشناس امور روابط عمومی مهم ترین چالش پیش روی روابط عمومی ها را تعریف نامشخص و نا روشن از جایگاه آن ها در سازمان ها و نگاه نهادینه شده مدیریت سازمان ها می داند و می گوید: تا زمانی که این نگاه ابزاری به این واحد اصلاح نشود، نمی توان انتظار انجام به وظایف اصلی و ذاتی را از روابط عمومی ها داشت. ضمن آن که نباید فراموش شود که مسئولان و مدیران روابط عمومی ها نیز باید بر اساس شاخص‌های چون داشتن دانش و تجربه ی کافی انتخاب و حمایت شوند. تا این هردو اصل و نیاز به دست نیاید باید روابط عمومی ها را تنها یک واحد تشریفاتی با وظایفی تدارکاتی و پشتیبانی دید و نه بیشتر و از شعار دادن و افتادن در دام شعارهای توخالی دوری کرد. شعارهایی مناسبتی و بی‌تاثیر. در این مسیر نقش نهادهای اجتماعی مانند خانه ی روابط عمومی و دیگر نهادهای مرتبط بسیار مهم و تأثیرگذار است.

مالکی با تاکید بر این که روابط عمومی ها اگر بخواهند با همان نگاه و روش سنتی به کار و حیاتشان  ادامه دهند، محکوم به فراموشی و شکستند، اظهار می کند: شکی نیست که این روزها این واحد بدون توجه جدی به فضای مجازی و امکان های دیجیتال و الکترونیک موجود در این فضا نخواهند توانست به هدف های خود برسند. به نظر می رسد که این اهمیت نهادینه شده و هیچ روابط عمومی و مدیرش را پیدا نخواهید کرد که آن را نادیده بگیرد. او ادامه می دهد: بنابراین در شرایط کنونی حضور در فضای مجازی با هر شکل و ترتیبی یک نیاز حیاتی و مانند هوا برای نفس کشیدن اهمیت دارد. فراموش نکنیم این فضا امکانات بسیاری در اختیار روابط عمومی ها برای اجرای برنامه هایشان می دهد که غیر قابل چشم پوشی و نادیده گرفتن است.

مدیرروابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی قزوین :

اعتمادسازی؛ مهم ترین وظیفه روابط عمومی است

محمد حسن ارداقیان، مدیر روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی قزوین، بر این باور است که روابط عمومی نقطه اتصال سازمان، مردم و رسانه ها است و به جای این که وکیل مدافع و توجیه گر سازمان باشد، منتقل کننده خواسته ها و نظرات مردم و رسانه ها است.

او مهمترین محور فعالیت روابط عمومی را اعتماد سازی می داند و می گوید :روابط عمومی باید هم اعتماد مردم را نسبت به دستگاه و هم اعتماد دستگاه نسبت به مردم را تقویت کند و افزایش دهد.

ارداقیان خاطرنشان می کند: در گذشته بر این باور بودند، روابط عمومی مبلغ دستگاه و سازمانی است که در آن کار می کند. معتقدم کار روابط عمومی تبلیغ و توجیه اشتباهات و نقاط ضعف نیست، بلکه باید واقعیت ها را به مردم نشان دهد و اعتماد مردم را نسبت به آن مجموعه جلب کند.

وی تصریح می کند: با بررسی وضعیت دستگاه های استان قزوین می توان دریافت؛ چند سالی است روابط عمومی های استان قزوین، به سمت این اعتمادسازی پیش رفتند. در واقع نهضتی در حوزه ارتباطی ایجاد شده تا این اعتماد ترمیم شود.

وی با بیان این که سال ها، نگاه رسانه ها و مردم به روابط عمومی این بود که وکیل مدافع سازمان است و حتی می خواهد اشتباهات و ضعف های آن را سرپوش بگذارد، ادامه می دهد: در چند سال اخیر، دسترسی به اطلاعات آزاد از طریق شبکه های اجتماعی، باعث شده که نقش توجیه گری روابط عمومی ها رنگ ببازد و ناچار شوند که شفافیت ایجاد کنند. این اراده در دستگاه های اجرایی هم دیده می شود و سعی می کنند شفاف سازی را پی بگیرند.

ارداقیان یادآور می شود: ما در دانشگاه علوم پزشکی تجربه دسترسی آزاد به اطلاعات و ارتباط دو سویه با مردم و رسانه ها را داشتیم. از سه سال پیش، درب روابط عمومی به روی همگان باز شد و ریسک پذیری روابط عمومی را نشان دادیم. نتیجه خوبی هم از این اتفاق گرفتیم؛ هم ما به مردم و رسانه ها اعتماد کردیم و هم آنان به ما اعتماد کردند.

او ادامه می دهد: در ابتدای کار پذیرش این موضوع سخت بود. زیرا مردم حساسیت زیادی به دانشگاه علوم پزشکی دارند و فعالیت این دانشگاه با سلامت، که دغدغه مردم است، ارتباط دارد. در ابتدا پذیرش شفاف سازی و در معرض بازید رسانه و مردم بودن دانشگاه، کمی سخت بود. اما این اراده و روحیه از مدیریت کلان تا روابط عمومی وجود داشت تا از نقد به عنوان فرصت استفاده کنیم.

مدیر روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی قزوین معتقد است که نقد واقعی و درست حتی اگر مغرضانه و غیر منصفانه هم گفته شود، یک فرصت است. او می گوید: ممکن است، ما به عنوان مسئول، بخش هایی از مجموعه خود را نبینیم و مشکلات و ضعف ها را با دقت و ظرافتی که خدمت گیرنده و رسانه می بیند، درک نکنیم. نقد فرصتی برای مونیتور کردن این زوایای پنهان است.

او می گوید: بخشی از ضعف ها و مشکلات، محصول کمبودها و کاستی های بنیادی و زیرساختی است که سازمان خیلی در آن مقصر نیست و دستگاه باید شفاف کنند. ممکن است ضعفی در سازمان باشد و ارتباطی به زیرساخت نداشته باشد. فکر می کنم باید از فرصت نقد استفاده کنیم تا نقص ها شناسایی و برطرف شود.

مدیر روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی قزوین با بیان این که امروز روابط عمومی ها در موقعیتی قرار گرفتند که باید در ارائه اطلاعات و اخبار با شبکه های اجتماعی مسابقه دهند، می افزاید: این شریط کار روابط عمومی را سخت کرده است. اما من فکر می کنم که در این رقابت، روابط عمومی ها بیش تر از فکر کردن به سرعت انتقال اطلاعات، به پیام و آگاهی بخشی در انتشار اخبار اهمیت دهند.

ارداقیان ادامه می دهد: من فکر می کنم که کار روابط عمومی این نیست که در این رقابت سرعت شرکت کند، زیرا مقدور نیست در تمام ساعات روزهای هفته درگیر خبر باشد. آن چه مهم است، مردم تشنه بسته های  اطلاعاتی درست، صادقانه و جدید هستند. با وجود گسترش فضای مجازی و حجم اطلاعات، هنوز مردم اعتمادشان را نسبت به رسانه های رسمی از دست ندادند و در انتظار تایید و تکذیب اخبار فضای مجازی در رسانه های رسمی هستند. داشتن حرف تازه مهم تر از سرعت در انتشار اخبار و مطالب است.

رئیس روابط عمومی مدیریت درمان تامین اجتماعی زنجان :

اولویت اول روابط عمومی ها، منافع مردم است

اکبر راشدین، رئیس روابط عمومی مدیریت درمان تامین اجتماعی استان زنجان می گوید: حوزه روابط عمومی در برخی سازمان ها به اتاق خبر و در برخی ادارات به واحد تبلیغات تبدیل شده است.

راشدین بر این باور است : در عصر ارتباطات ، سازمان‌هایی موفقند که در مقوله تأمین منافع مردم پیشگام باشند. مشتری مداری، راهبرد کلیدی سازمان های پیشرو است.

او ادامه می دهد:  برخی سازمان‌هایی که بیش ترین ارتباط با بدنه مردمی دارند، باید منافع مخاطبین را بیش تر در اولویت کاری خویش قرار دهند، زیرا فلسفه روابط عمومی مردمداری است.

رئیس روابط عمومی مدیریت درمان استان زنجان با بیان این که مردم ولی نعمت و ارباب سازمان ها هستند و باید صدای آنان را شنید، تصریح می کند: محققان، تلاشگران و فعالان عرصه ارتباطات می‌گویند؛ اگر روابط عمومی طرف مردم را بگیرد، نشان‌دهنده بلوغ سازمانی است، چرا که اگر منافع مردم تامین شود، منافع سازمان نیز تامین می‌شود.

وی با تاکید بر این که نباید سهم نظرات، انتقادات، پیشنهادات مردم و کارکنان و مردم در بهبود امور و فعالیت های سازمان ها نادیده گرفته شود، اظهار می کند: اگر ارتباط مردم با روابط عمومی ها قطع شود رصد کردن اطلاعات محیطی ناکارآمد خواهد شدکه در چنین شرایطی هردو یعنی مخاطبان و روابط عمومي متضرر خواهند شد. یعنی در بحث ارتباطات، شنیدن مهم تر از گفتن است. در واقع پاسخگویی به نحو سریع و دقیق به سوال ها و دیدگاه‌های مردم و اطلاع رسانی به موقع و شفاف باید در اولویت کار روابط عمومی باشد.

رییس روابط عمومی مدیریت درمان استان زنجان روز روابط عمومی را روز مردم می داند و می گوید: ماهیت وجودی روابط عمومی ها شکل گرفته از ارج نهادن به نظرات مردم است.

او تصریح می کند: ناگفته نماند روابط عمومی ها وکیل مدافع مردم در سازمان هستند و مردم مالکان اصلی اطلاعات هستند و اگر اطلاعات بیش تری از عملکرد و فعالیت‌های سازمان خود داشته باشند، اشتباهات کم تری انجام می‌دهند. باید قبول کنیم که دسترسی مردم به اطلاعات، از حقوق اساسی و مهم آنهاست.

راشدین با بیان این که به دنبال نفوذ در افکار عمومی نباشیم بلکه در تعامل با افکار عمومی باشیم، می گوید: حقیقت این است که روابط عمومی باید مروج مسئولیت اجتماعی سازمان باشد و با شناخت انتظارات جامعه پیرامون، سازمان را ترغیب کند تا همچون موجودی زنده به درد و رنج جامعه و خوشحالی و موفقیت جامعه عکس العملی نشان دهد و در نهایت روابط عمومی باید در ارتباط دوسویه با جامعه، مردم را با منطق ترغیب کند تا منافع سازمان را درک کرده و به آن احترام بگذارند.

مسئول روابط عمومی فرمانداری قزوین :

روابط عمومی؛ عنصر اصلی ارتباطات است

علیرضا رحمانی، مسئول روابط عمومی فرمانداری شهرستان قزوین معتقد است: در عصر ارتباطات روابط عمومی از اجزا و عناصر اصلی ارتباطات است و در ایجاد بستر های مشارکت ذهنی و عینی نقش نهادی و بنیادی دارد، زیرا جنس و ماهیت مجموعه وظایف و فعالیت های آن به طور عمده، (ارتباطی، تعاملی و تبادلی) است و امر مشارکت نیز با مقوله اطلاع رسانی که از مهم ترین رویکرد های روابط عمومی است، آغاز می شود .

رحمانی تاکید می کند: روابط عمومی نقش دو سویه ای در هر سازمانی دارد. ازیک سو مدیر را با جامعه پیرامونی حوزه عملکرد خویش آشنا می سازد و از سویی دیگر جامعه بیرونی را از آنچه درون آن سازمان اتفاق می افتد، آگاه می کند.

مسئول روابط عمومی فرمانداری شهرستان قزوین تصریح می کند: از چالش های پیش روی روابط عمومی ها، آگاهی و اطلاعات کارگزاران این نهاد است، زیرا اگر کارگزار روابط عمومی اشرافیت لازم بر چالش های درونی و بیرونی سازمان نداشته باشد، هرگز در برقراری ارتباط دوسویه با مدیر و مخاطبان موفق نخواهد شد و نمی تواند در خصوص ضروریات حوزه کاری خویش به گمانه زنی و چانه زنی بنشینند.

او ادامه می دهد: یکی از مهم ترین چالش های پیش روی روابط عمومی ها عدم تدوین مقررات و قوانین در راستای تامین حقوق این نهاد است. همواره شاهد برخورد سلیقه ای با کارگزاران روابط عمومی چه از سوی نهادهای نظارتی و چه از سوی مدیران سازمان بوده ایم، زیرا مقرراتی برای تامین حقوق آنها وضع نشده تا در صورت بروز مشکلات اینچنینی حمایت لازم صورت گیرد تا به راحتی شاهد تغییر پست ها و بعضا برخورد شدید با آن کارگزار نباشیم . فلذا روابط عمومی برای بکارگیری توانایی و تاثیرگذاری کارکردهای خود باید تلاش کند تا با استفاده از ظرفیت های تعریف شده در قوانین مادر، آیین نامه یا مقررات تدوین کند. چرا که بدون پشتوانه حقوقی، روابط عمومی قدرت لازم برای چانه زنی درخصوص اهداف جمعی را نخواهد داشت.

وی می افزاید: چالش دیگر که اهمیت بسزایی دارد و لازم است با تدبیر رفع گردد، وظایف این حوزه با دیگر واحدهای سازمان خلط شده است به نحوی که نام روابط عمومی در کنار دیگر عناوین دیده می شود. در بعضی از سازمان ها عناوینی مانند اداره کل روابط عمومی، اداره روابط عمومی و امور بین الملل، روابط عمومی، رسیدگی به شکایات و ارزیابی عملکرد و اسامی کم و بیش مشابه دیگر به چشم می خورد.

مسئول روابط عمومی فرمانداری شهرستان قزوین با بیان این که بدون شک کمبود نیروهای متخصص در حوزه روابط عمومی، اکثر سازمان ها را درگیر کرده است، می گوید: حساسیت روابط‌ عمومی‌ ایجاب‌ می‌ کند تا کارگزاران آن‌ متخصص در حوزه روابط عمومی باشند . اما جابجایی های مکرر و به دور از کارشناسی در این عزل و نصب ها باعث شده که جایگاه روابط عمومی به شدت در بعضی از سازمان ها متزلزل شود و نتیجه آن نقص ایفای وظایف کارگزاران را به دنبال دارد.

مدیر روابط عمومی اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان قزوین:

 تشکیلات روابط عمومی متناسب با تحولات اجتماعی ایران نیست

امیر ملاحسنی، روابط عمومی اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان قزوین، می گوید: روابط عمومی ها در سالیان گذشته، به دلیل اهمیت فعالیت آن ها و تاثیر این قشر بر طرز فکر طبقات مختلف مورد توجه سازمان های اقتصادی و اجتماعی قرار گرفته است ولی هنوز ویژگی های جدی آن مد نظر قرار نگرفته است.

ملاحسنی بر این باور است که روابط عمومی باید ، اطلاعات درون و برون مجموعه را داشته باشد و نسبت به پردازش و تحلیل اطلاعات اقدام كند. در مراحل بعد، توسط روابط عمومی ها، اطلاعات برای درون و برون سازمان به صورت واقعی بیان شود.

وی با تاکید بر این که روابط عمومی‌ها برای انجام بهینه وظایف و ارتقای رفتار حرفه‌ای خود به ساختار، ابزار و امکانات مناسبی نیاز دارند و البته پیش از این مولفه‌ها، بهره مندی از دانش و برخورداری از تجربه مناسب، ضروری است، ادامه می دهد: هدف روابط عمومی هر سازمان ایجاد ارتباط میان سازمان و افراد درگیر با آن سازمان است. این افراد شامل مخاطبان، کارکنان و هر فرد درگیر با سازمان است. هر سازمان یک مسئولیت اجتماعی بر عهده دارد که اعمال این مسئولیت بر عهده بخش روابط عمومی آن است.

ملاحسنی تصریح می کند: برای داشتن یک برنامه مناسب و عملیاتی برای روابط عمومی سازمان لازم است، این برنامه را براساس استراتژی کلان سازمان پیش ببریم. ابتدا باید بدانیم اهداف بلند مدت سازمانی ما چیست و سازمان برای خود چه ماموریتی تعریف کرده است. زمانی که نسبت به خواسته ها و نیاز های سازمان آگاهی داشته باشیم، آن زمان می توانیم برنامه منسجمی در جهت پیشبرد آن خواسته ها و نیازها تهیه کنیم.

مدیر روابط عمومی اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان قزوین خاطرنشان می کند: این واحد موثر و مهم اما، با چالش هایی رو به رو است. چالش های روابط عمومی در ایران را می توان در دو بخش اصلی ( تشکیلات، اعتبارات، آموزش، نحوه عمل، نیروی انسانی و وجود نگرش های منفی) و فرعی (نداشتن متولی مشخص، نبود تشکل های حرفه ای کافی و نبود قانون مندی مسئولیت های استراتژیک و حرفه ای روابط عمومی) تقسیم کرد.

او ادامه می دهد: دستیابی تشکیلاتی را می توان به عنوان نخستین چالش روابط عمومی در سازمان دانست. منظور از دستیابی تشکیلاتی ، نبود پویایی در طراحی تشکیلاتی است . نمودارهای تشکیـلاتی در تاریخ روابط عمومی ایران حاکی از نبود تفکر و تلاش در ایجاد بـخش هایی در تشکیلات روابط عمومی است که متناسب با تحولات اجتماعی ایران باشد. به رغم این که در کشور گرایش زیادی برای حرکـت به سمت ” جامعه مدنی ” و توانمندی و قابلیت های روابط عمومی وجود دارد، تاکنون کمتر روابط عمومی توانسته است از این وضع برای تسریع روند جریان توسعه خود استفاده کند.

وی می افزاید: چالش دوم روابط عمومی، وابستگی صرف روابط عمومی به مدیریت سازمان است. این وابستگی کامل گاه “خطر مدیریت مداری” را در روابط عمومی یک سازمان افزایش می دهد. چالش سازمانی سوم ” آمیختگی تشکیلاتی ” روابط عمومی با سایر بخش های تشکیلاتی سازمان چون اطلاعات، انتشارات، امور بین الملل و حوزه ریاست است.

ملاحسنی تصریح می کند: چالش دیگر روابط عمومی، چالش حرفه ای بودن کارکنان و کارشناسان آن است. متأسفانه تعداد نیروهای متخصص و کارشناس در روابط عمومی بسیار اندک است. به طوری که این نیروها چه به لحاظ تعداد و چه به لحاظ تخصص، جوابگوی نیاز دستگاه ها نیستند.

مسئول روابط عمومی اداره کل بهزیستی استان قزوین:

باورهای غلط نسبت به روابط عمومی ، مهمترین چالش است

محمد نظری، مسئول روابط عمومی اداره کل بهزیستی استان قزوین، می گوید: برخی تصور می کنند که روابط عمومی تشکیلاتی بسیار بزرگ و عریض و طویل است که به نیروهای زیادی نیاز دارد. برخی هم گمان می‌کنند، روابط عمومی یک بخش لوث و تشریفاتی در سازمان است که کارایی در فرایند فعالیت سازمان ندارد و حتی یک نفر هم برای این‌کار زیاد است. آن‌ دسته از مدیران هم که به داشتن روابط عمومی باور دارند، بیش تر فکر می‌کنند کار روابط عمومی، پذیرایی از میهمانان و یا تهیه بنرهای مناسبتی است.

نظری تصریح می کند: بزرگ ترین چالش روابط عمومی ها، همین باور است که هنوز به عنوان بازوی قوی و کارآمد ادارات و سازمان ها حتی از سوی خود کارمندان و مجموعه ایی که در آن فعال هستند، شناخته نشده است. در صورتی که روابط عمومی پل ارتباطی بین دستگاه ها و مخاطبین آن ها است  و جایگاه روابط عمومی باید به عنوان مهم ترین عامل اجرایی در دستگاه ها، مورد توجه قرار گیرد و در ارتقای آن کوشش شود. روابط عمومی باید بازوی فکری مدیریت ارشد سازمان باشد، که البته برای این کار باید افراد توانمند و آگاه در این جایگاه قرار داده شوند و نگاه ویژه ای به آن شود.

مسئول روابط عمومی اداره کل بهزیستی استان قزوین خاطرنشان می کند: برای ارتقای جایگاه روابط عمومی در سازمان ها و ادارت، با ابزار تبلیغات رسانه ای درست باید فضایی مناسب برای شناخت فعالیت روابط عمومی ها ایجاد کرد و جامعه هدف و مدیران را به این باور رساند که روابط عمومی به عنوان فعال ترین بخش یک سازمان، در تعامل با سایر دستگاه ها و اقشار جامعه است و نقش مهمی در پیشبرد اهداف سازمان، مدیریت عالی استان و حتی در سطح بالاتر، تحقق اهداف دولت دارد.

مدیر روابط عمومی دانشگاه بین الملل امام خمینی (ره) :

نگاه مدیران به روابط عمومی حمایتگرانه و توسعه مدارانه نیست

حمید ساوه، مدیر حوزه ریاست و روابط عمومی دانشگاه بین الملل امام خمینی (ره)، می گوید: در دنیا، روابط عمومی ها در سه حوزه به کار گرفته می شوند. یک؛ رابطه افراد و گروه ها، که بخشی از روابط عمومی هستند، را شکل می دهند. دو؛ ابزارها و روش های که رابطه مطلوب را شکل می دهند، فراهم می کنند و سه؛ کیفیت و موقعیت روابط یک سازمان را چه در خود سازمان و چه با سایر سازمان ها ارتقا می دهند. پس روابط عمومی نقش کلیدی در کیفیت سازمان ها برعهده دارند.

ساوه با تاکید بر این که روابط عمومی باید در تصمیم سازی و تصمیم گیری مدیران تاثیر گذار باشد، خاطرنشان می کند: مدیریت در سازمان فرآیندی مستمر است که بخشی از آن، ارزیابی شرایط و عملکردها است. هر مدیر، برای ارزیابی و نظارت باید از طریق ابزارهایی به این فرآیند دسترسی پیدا کند که یکی از این ابزار ها، روابط عمومی است.

او ادامه می دهد: یکی از این وظایف روابط عمومی سنجش افکار عمومی و تحلیل آن هاست. به عبارت دیگر روابط عمومی هنر و علم اجتماعی تحلیل روندها و پیش بینی پیامدها و مشورت با رهبران نهادها اعم از تجاری، سازمانی و دولتی است. مدیر حوزه ریاست و روابط عمومی دانشگاه بین الملل امام خمینی (ره) اظهار می کند: امروزه، شورای اطلاع رسانی استان قزوین، با محوریت روابط عمومی استانداری تشکیل شده است. با وجود این شورا، ارتباط بین روابط عمومی سازمان های دولتی استان نسبتا خوب شده است. البته به شکل ایده آل، پایدار و قوی نیست. درواقع ارتباط سستی شکل گرفته که به تنهایی کافی نیست.

او بر این باور است: برای این که روابط عمومی خوب و موثری داشته باشیم، باید ارتباط بین روابط عمومی و مدیریت کلان و تصمیم گیران استان را تحلیل کنیم. در حال حاضر، نقص بسیار محسوسی در این ارتباط دیده می شود. روابط عمومی ها با مدریت کلان استان ارتباط ندارند و یا اگر ارتباط دارند بسیار ضعیف است و یا حتی اگر برخی ارتباط خوبی با مدیریت کلان استان دارند، ارتباط آن ها موثر نیست. ارتباط موثر یعنی بتوانیم آن چیزی را که از جامعه تحلیل می کنیم و پیامدهایی که پیش بینی می کنیم، در اختیار تصمیم گیران، تصمیم سازمان و قوای اجرایی استان قرار دهیم تا آن ها بتوانند از دیتای به دست آمده بهتر استفاده کنند.

ساوه تصریح می کند: شرایط فعلی روابط عمومی چند دلیل دارد. یکی، به مجموعه روابط عمومی های سازمان بازمی گردد. روابط عمومی های استان از بدنه بسیار ضعیفی تشکیل شده اند. نیروهای شاغل در روابط عمومی ها از تخصص و توانمندی کافی برخوردار نیستند. دوم، نگاه مدیران و روسای سازمان ها، حمایتگرانه و توسعه مدارانه نیست و غالبا از کمبود نیروی انسانی و وسایل و امکانات رنج می برند. مشکل دیگری که روابط عمومی های استان با آن رو به رو هستند، نقص در فرآیند آموزش است. نیروهایی که در بدنه روابط عمومی هستند غالبا از تکنولوژی ارتباطی حرفه ای و دانش مورد نیاز این کار برخوردار نیستند.

مدیر حوزه ریاست و روابط عمومی دانشگاه بین الملل امام خمینی (ره) تاکید می کند: برای اصلاح و تغییر شرایط باید نگاه مدیران به این حوزه حساس را ارتقا داد و در جلسات و حلقه های تصمیم گیری و سیاستگذاری، حتما نماینده یا مدیر روابط عمومی حضور داشته باشد تا بتواند هم در فرآیند این تصمیم سیازی ها قرار بگرد و هم بتوند مبلغ خوبی برای سازمان باشد.

رئیس اداره اطلاع رسانی و روابط عمومی اداره کل آموزش و پرورش استان قزوین :

 روابط عمومی، بازوی مدیریت و گوش شنوای مخاطب است

سید حسین بی نیاز، رئیس اداره اطلاع رسانی و روابط عمومی اداره کل آموزش و پرورش استان قزوین، می گوید: روابط عمومی می تواند نقش مغز متفکر یک سازمان را بازی کند. سازمان ها با همین تفکر می توانند برای پیشبرد اهداف خود از روابط عمومی بهره مند شوند.

بی نیاز خاطرنشان می کند: اغلب ارتباط حوزه مدیریت مجموعه با روابط عمومی است و می تواند به اقتضای موضوع یا چالشی که وجود دارد، عاملی را با رسانه، مردم، وزارتخانه، سایر دستگاه ها و حتی با رهبران افکار عمومی مانند روحانیون، هنرمندان و صاحبان تریبون داشته باشد. روابط عمومی می تواند به نوعی نقش تعامل ساز با این حوزه ها داشته باشد و این می تواند جایگاه روابط عمومی را تبیین کند.

رییس اداره اطلاع رسانی و روابط عمومی اداره کل آموزش و پرورش استان قزوین گفت : نوع نگاه مدیر مجموعه به روابط عمومی، در تعیین سطح آن تاثیر گذار است روابط عمومی باید از مجموعه دفاع کند، اما باید حرف ها و خواسته ها و مطالبات مخاطبان مجموعه را نیز به گوش مسئولان بالاسری برساند و از چالش ها استقبال کند.

وی بیان می کند: در حال حاضر، روابط عمومی بیش تر ارگان ها در استان قزوین به حالت تصدی گری اداره می شود. روابط عمومی از گذشته این طور تعریف شده است. همه از روابط عمومی انتظار دارند که همیشه دوربینی همراه داشته باشد و اخبار را منتشر کند و یا در ایام خاص بنر تهیه کند. این نگاهی است که از گذشته در سازمان ها نهادینه شده است.

رییس اداره اطلاع رسانی و روابط عمومی اداره کل آموزش و پرورش استان قزوین معتقد است : باید از دو مسیر برای اصلاح نگرش به روابط عمومی تلاش کرد تا جایگاه واقعی خود را پیدا کنند. اول اینکه مدیریت ارشد استان روسای سازمان ها و مدیران کل خود را توجیه کنند که از پتانسیل روابط عمومی استفاده کنند. تمام مدیران استان باید تعریف متفاوتی از روابط عمومی داشته باشند. دوم اینکه ، مسئول و کارشناسان روابط عمومی باید افراد توانمندی باشند که کار را بشناسند و در هر بزنگای درست تشخیص دهند که چه اقدامی باید داشته باشد و چه تصمیمی باید اتخاذ کرد. روابط عمومی باید بداند چطور با رسانه ها برخورد کند و چطور به انتقادات واکنش نشان دهد. فردی که در جایگاه روابط عمومی قرار می گیرد به این باور برسد که در جایگاه حساسی قرار گرفته است.

بی نیاز خاطرنشان می کند: یکی از چالش های بزرگ حوزه روابط عمومی، نبود منبع مالی است. روابط عمومی می تواند ایده های فراوانی داشته باشد، اما برای اجرایی کردن آن ها با چالش تخصیص اعتبار مواجه باشد. اگر بودجه برای روابط عمومی در نظر گرفته شود، می تواند بهتر از دستگاه دفاع کند و صدای سازمان مربوطه باشد.

منبع : *گزارش روابط عمومی و چالش و فرصت ها در بیست و یکمین شماره دوهفته نامه عصرملّت منتشرشده است.